上线攻坚战:以“困难模式”通过第三轮集成测试
9月10日,川庆大集中ERP项目集成测试总结会在长庆科技楼二楼报告厅召开,这标志着大集中ERP项目第三轮集成测试工作已进入尾声,向着上线运行又迈进了一大步。
2023年以来,公司紧紧围绕“13383”发展战略,全面推进“数字化转型、智能化发展”,以建设大集中ERP系统为契机,促进数字技术和生产经营深度融合。集团公司大集中ERP系统在2023年7月开始进行蓝图绘制和搭建底层架构,第一轮、第二轮集中测试于今年6月、7月在北京展开。8月5日,第三轮集中测试在西安长庆油田科技信息楼拉开帷幕,川庆333名骨干关键用户、42名集团公司项目组顾问和21名中油技服成员企业专家和业务骨干集中于此,开启了“997”的紧张工作。
大集中ERP强调业财融合、上下游协同、甲乙方协同、信息集成与共享,通过统一平台整合企业各业务环节数据,以此实现业务流程的自动化和标准化,从而提高决策效率,降低运营成本,以期为运营管理和经营决策提供更全面、更准确的数据支持。
作为集团公司第一批上线的10家公司之一,川庆的工作量位列第二,总体人员投入和目前拥有的集团内训师数量都走在集团前列。
八仙过海 各显神通
8月初开始的第三轮测试,是测试工作开始以来规模最大的一次测试,也是系统上线前最后一次集中测试。这次测试以真实的场景数据为脚本,覆盖了川庆23家单位和总部业务部门;需要测试的功能范围全,涵盖八大功能模块、三大主体业务和11个外围系统;涉及业务范围广,有四百多个端到端的主场景和两万六千余个测试步骤。这轮测试在为下一阶段系统上线奠定基础的同时,也为后期积累ERP专业人才。为了第四轮最终用户测试和系统试运行能更加顺利,参与此轮测试的所有工作人员不约而同选择了“困难模式”,致力于全力发现、解决更多问题。
测试中,各单位都面临着全业务链贯通和统一标准的难点。部分单位由于自身业务的特殊性,可能面临更多困难。钻采院属于科研板块,系统顾问认为其收入不属于主营业务板块,即油田技术服务板块,于是在前期测试中将该公司的收入划归到其他收入板块。如果按照这样的划分上线,不参与主营业务ERP系统结算,则面临无法参与甲方业务的情况,最终导致无法承接技术服务业务,这对于钻采院来说无异于失去“半壁江山”。所以在7月初第二轮测试伊始发现这一情况后,该公司的测试人员第一时间向顾问和上级公司反映了这一情况。在他们及时反馈和据理力争下,钻采院的系统收入结算重回主营收入板块。
重庆运总遇到的问题则是在流程环节。由于业务的特殊性,该公司收入与成本剥离,核算方式和进项目方式与其他公司都不同,于是在流程上采用了两套流程,收入流程与成本流程相互独立。“由于成本和收入拆分成了两套流程,我们在流程衔接和各模块贯通上的工作量就相对少一些,所以我们在本阶段进行了自我加码。”重庆运总财务资产部副部长罗雁秋介绍道。考虑到测试计划里包含的主场景所涉及的业务有限,重庆运总在此基础上自发增加了许多业务场景,尽量扩大本轮测试的覆盖范围,将后续工作中的困难提前攻克。
与其他公司在第三轮测试中啃下一个个难题不同,井控应急救援中心遇到问题的最终解决方案仍悬而未决。ERP系统以合规化为管理要点之一,“无合同不立项”;而井控应急中心由于其救援抢险业务的特殊性,通常都是“事后合同”。这样一来,该中心的实际业务流程就无法在系统上完成测试。该中心一面依据现有流程进行操作调整,先创建不需要合同的费用型项目进行成本归集,在合同签订后创建收入型项目,再将费用型成本转结至收入型项目上。虽然走通了流程,但这样操作无疑增加了许多工作量,所以该中心在用这种方式进行测试的同时,也启动了“B计划”:向大集中ERP项目管理部申请虚拟合同的使用权限。“如果上级后期同意了申请,那我们使用虚拟合同就可以解决问题,但同时也要做好不能使用虚拟合同、用当前流程开展日常工作的准备。”井控应急中心救援作训部的蒋瑞提醒自己不能在本轮测试抱有侥幸心理。
“我们第三轮才正式加入测试队伍,大家都顶着压力迅速进入角色,不想拖大部队后腿。”国际工程公司财务资产部副经理高学说。由于国际工程公司有大量海外业务,与国内模块上线方式不同,所以上线时间一直没能确定,国际工程公司成员在前期测试只能旁听预备、熟悉流程。直到6月底集团公司大集中ERP项目管理部会议决定,海外业务与国内业务同批上线,国际工程公司才正式参与到测试工作里来。海外业务上线难点在于异地管理难度大,人工薪酬计算复杂,国内公司管理机构与海外公司业务定位不同、一人要兼顾多个岗位模块。为了克服这些困难,国际工程公司在开始测试前就做了大量工作,从7个境外业务国家中选取有代表性的业务作为模板,编制海外通用脚本,在测试中流程再造和数据贯标,打磨出适应海外业务的独家流程。
其实,像国际工程公司这样第三轮才加入ERP工作的测试人员不在少数。8月初,第三轮测试紧接着第二轮测试展开,参与测试人数翻了数倍,许多之前没接触过测试工作的“小白”加入进来。经过一周集中培训和参与了第二轮测试的骨干人员的引领解惑,所有测试人员对系统建立了总体认识,能熟练操作主场景或主营业务流程。磨刀不误砍柴工,为了本轮测试能最大化发挥作用、有效覆盖业务场景,各单位开始梳理各自业务、编写推敲测试脚本,加之脚本投入测试初期问题较多,是以前期进度缓慢,完成的测试步骤的数量在低谷徘徊,直到8月26日,只完成需测试总步骤数的24%。为了加快测试进程,当日“大集中ERP集成测试挑战英雄榜”就在集中办公现场竖起来,按测试进度、测试完成质量排名,每日更新,掀起23家单位“比学赶帮超”的热潮。
“发榜第一天,我们排名倒数第二。说实话,不论完成什么工作,东钻还没有排名这么靠后过。”川东钻探公司财务资产部副经理靖清荣就受到了“英雄榜”的“刺激”。为了实现应测尽测,川东钻探选取的测试场景都极具难度,其中就有规模大、难度大的蓬深6井,这也让他们的测试流程长、步骤多,遇到问题多,前期进展较慢。“英雄榜”设立后,川东钻探加快了进度,同时统筹协调不同模块的测试人员,共享信息,加快模块之间的流程衔接,完成步骤数奋起直追。“前两天还当过榜首呢。”靖清荣自豪地说。
川东钻探公司的“逆袭”经历也说明了另一个问题:树立模块间的联通意识是推进测试的一大难点,尤其是生产和财务两个大领域之间的贯通。“走通流程难的背后,实际是对应业务知识学习难。”钻井液公司财务资产部财务核算罗鑫说。因为是由技术工作转做财务工作,所以罗鑫参与测试工作上手更快,对于系统业财一体的要求体会也更真切,她戏称自己的职业生涯已经迈出了业财一体的第一步。
“ERP系统上线是要将过去的结果导向未来转为过程导向。这当然对管理和人员都提出了挑战,但服务企业必须精细化管理,这也是高质量发展的必然要求。”中油技服副总工程师王鹏将迎接大集中ERP系统上线的心情形容为“期待+忐忑”:过去我们围绕生产导向为中心,以资源投入作为保障手段,在高质量发展的时代要求下,这一生产形式要逐渐向以经营为核心的效益保障型作业模式转变。全力推进ERP系统上线,实际上是加快这一转化过程。
从当前测试流程来看,大集中ERP系统贯通全业务链流程,打通生产与经营、业务与财务之间的“壁障”,统一两者之间的“语言”,以经营结算为落脚点,倒逼之前粗放型大资源投入转变为精细化投入管理。同时整合财务与生产人才,并将业务知识的传承方式由原本以人为载体的经验传授逐渐转变为以系统为载体的制度传承。“这个系统其实是精细化管理的手段,是管理理念的转变和突破。”中油技服财资部副主任接桂馨强调。
不动声色 立于潮头
8月31日,集团公司大集中ERP项目集成测试调研汇报会在西安临潼召开,会上观摩了川庆公司四类非安装项目采购场景测试,集团公司发展计划部认为川庆公司的项目进展“超出预期”,表示满意和肯定。
截止9月8日,本轮测试共涉及486个典型端到端业务场景,完成1,056个测试脚本和25,850个测试步骤,基本全部通过。测试中反馈问题159个,已解决135个。35名集团培训师取得集团公司大集中ERP项目管理办公室认证,247名公司企业培训师被优选确定,企业内训师认证取证工作将在9月中旬完成。
日历还在9月,但川庆的大集中ERP项目的工作计划已经排到11月。第三轮测试工作收尾的同时,第四轮测试工作已无缝衔接,岗位角色权限对照表和最终用户都已确定。截止9月7日,已有13个二级单位完成适配,共计配置10,409个角色岗位,配置员工总数3,031人,剩下的9家单位将在8日完成适配。
按照项目要求,该系统将在11月上线,在试运行阶段与原有旧系统双轨并行,这意味着系统上线初期就面临2024年终决算,这对最终用户特别是财务部门的相关人员提出了更高要求。9月18至28日,财务人员将在成都培训中心进行财务模块、资金、内部交易的集中培训。第四轮测试则要在10月23日前完成,各单位完成最终用户培训和接受性测试。
“不仅是要坚决确保2025年1月1日系统顺利正式上线,更要确保上线之后正常运转,逐渐趋于完善,最终成为精细化管理的重要一环。”川庆公司税务管理业务单元一级高级主管肖雨寒说。据悉,川庆已经成立了自己的专家团队,以集团内训师为核心,包含项目、销售、物资、设备、财务五个模块的骨干人员,跳出本单位进行跨区域服务,为系统上线前后提供持续性的技术支持。“虽然系统推进各阶段有明确的时间节点,但这绝不是一项节点式的工作,而是长期的、持续的,从个人到组织都要参与并支持的。”作为专家团的一员,长庆井下工程造价与财务结算中心徐睿深感任重道远,“我可能要重新规划职业生涯了。”她笑道。 9月5日,长庆井下公司在大集中ERP项目集中办公地宣读通知,成立大集中ERP项目实施办公室,加强跨部门、跨业务的统筹协调,抓好各项工作落实落地,紧跟大集中ERP项目建设步伐,积极主动参与,确保公司大集中ERP项目按时优质高效上线。
作为首批上线单位,川庆公司深入学习贯彻党的二十大、二十届二中、三中全会精神,严格按照集团公司、中油技服统一安排部署,聚焦组织、资源、培训、宣传、激励、落实六个到位,以高质量党建为引领,举全公司之力,坚定不移地推进大集中ERP项目建设,争当先行试点标杆单位、示范者。自2023年7月项目考核以来,川庆公司12次获得集团公司月度考核“优秀”等级的优异成绩。
9月12日,集中办公人员陆续从长庆科技楼撤离返回,部分核心人员转移到长庆大厦办公。长庆钻井总公司财务资产部唐晓晴还在长庆科技楼的集中办公现场做收尾工作,将协调借来的桌椅和办公设施归还,恢复办公场所原貌。“来的时候什么也没有,桌椅都是从我们公司培训中心拉来的,网络也是重新改造的。”在西安集中办公伊始,长庆钻井总公司就承担了协助做好后勤工作的责任。结束收尾工作后,唐晓晴还要匆匆奔赴下一个战场,参加在成都举办的财务模块集中培训。与她一样,所有参与大集中ERP工作的关键人员,将随着这支不断壮大的队伍继续前行,像涓涓溪流汇入江河湖海,最终汇聚为大集中ERP全面应用的滚滚潮流,他们,是潮水本身,也是立于潮头的弄潮儿。(长庆井下技术公司 彭汇雅)